7 dicas para otimizar processos e aumentar a produtividade

Aumentar a produtividade é uma necessidade comum a qualquer empresa. O desempenho aprimorado resulta em ganhos competitivos e maior lucratividade. Fazer mais utilizando os mesmos recursos, ou até menos, é o segredo da eficiência. Mas para alcançá-la, é fundamental saber como otimizar processos.

O primeiro passo é mensurar processos para, então, colocar em prática estratégias de melhoria. Neste artigo, você vai aprender a utilizar métricas de produtividade e a importância de:

• definir metas;
• automatizar processos;
• investir em tecnologia;
• flexibilizar a execução de tarefas;
• reduzir o número de e-mails e reuniões;
• capacitar equipes; e
• usar computação em nuvem.

Qual é a capacidade produtiva da sua empresa?

Existem muitas maneiras de avaliar o desempenho de uma empresa. Por isso é importante saber exatamente o que se pretende verificar, para definir como otimizar processos e identificar qual é a capacidade produtiva atual da sua empresa.

Essa verificação pode ser feita por meio de Key Performance Indicators (KPIs). Os Indicadores-chave de Desempenho são métricas que devem ser estabelecidas conforme as necessidades da empresa. Veja como aplicá-las:

1. Produtividade por colaborador

Determina a contribuição de cada trabalhador na geração de faturamento da empresa.

Produtividade = receita – custo da folha de pagamento / número de colaboradores

2. Produtividade por hora trabalhada

Verifica quanto (em R$) sua empresa produz por hora.

Produtividade = faturamento / número de horas trabalhadas

3. Lucro

É o quanto da receita (faturamento) obtida se transforma em lucro líquido.

Lucro = receita – (despesas fixas + despesas variáveis)

Observe que a redução de custos tende a elevar o lucro. Entretanto, vale o alerta: cortes de gastos precisam ser feitos de forma estratégica para não prejudicar as operações da empresa.

4. Lucratividade

Esse indicador mostra quanto da receita se transforma em lucro líquido. Por exemplo, uma lucratividade de 50% significa que metade do faturamento vira lucro.

Lucratividade = lucro / receita x 100

5. Retorno sobre Investimento (ROI)

Todo investimento feito na sua empresa precisa gerar um resultado. Para fazer essa análise, é possível usar um indicador já consagrado, o Return On Investiment (ROI) — Retorno sobre Investimento. Veja como calculá-lo:

ROI = receita – custo / custo x 100

Considere, como exemplo, uma empresa que adquiriu uma workstation por R$ 15 mil. Com ganhos de produtividade, seu faturamento subiu de R$ 100 mil para R$ 150 mil. Nesse caso, o cálculo seria o seguinte:

ROI = 50.000 – 15.000 / 15.000 x 100

ROI = 233,33 %

 

Como otimizar processos para aumentar a produtividade?

Como você viu, é fundamental ter uma noção clara de como está o desempenho da sua empresa para só então definir como otimizar processos para aumentar a produtividade. Assim, é possível definir as estratégias que serão adotadas. Confira nossas dicas:

1. Estabeleça metas eficientes

Elabore metas de ganho de produtividade que sejam possíveis de concretizar e que estejam amparadas por uma base métrica consistente. Isso também será importante para controlar processos.

Se sua empresa tem o propósito de elevar a produtividade precisa acompanhar os resultados para verificar se, realmente, está sendo bem-sucedida. Para isso, os KPIs são fundamentais, pois vão indicar exatamente como estava o desempenho antes e depois das mudanças.

2. Aprimore e automatize processos

Um dos mecanismos mais eficazes para aumentar a produtividade de uma empresa é a automatização de processos. Softwares, sistemas e ferramentas tecnológicas podem encurtar etapas, agilizar as tarefas, evitar erros e retrabalho, além de tirar colaboradores de atividades meramente operacionais. Dessa forma, você aloca pessoal para o que realmente importa, como apoio estratégico.

Um exemplo do quanto é importante automatizar processos está na quantidade de obrigações acessórias cumpridas pelas empresas brasileiras. De acordo com o levantamento Doing Business, do Banco Mundial, o Brasil é o país em que as organizações gastam mais tempo para atender às exigências tributárias.

São quase 2.000 horas por ano dedicadas a tarefas burocráticas. Vale lembrar que essa é uma média. Ou seja, existem empresas que gastam mais ou menos tempo com o cumprimento de obrigações acessórias. Não tenha dúvida que as mais eficientes usam sistemas de gestão informatizados, como Enterprise Resource Planning (ERP)  e Customer Relationship Management (CRM).

Para empresas que já possuem ferramentas tecnológicas, o ponto central talvez seja verificar se é possível deixar os computadores mais rápidos, bastando apenas uma manutenção simples e barata.

3. Invista em tecnologia

A tecnologia pode contribuir substancialmente para ganhos de produtividade. Imagine quanto tempo é gasto com arquivamento, busca e controle de documentos físicos. Você já pensou em quanto trabalho é possível poupar investindo na digitalização de documentos?

Existem soluções de arquivamento e compartilhamento de documentos via Internet que permitem a localização rápida de qualquer informação. Outro ponto positivo é que, ao reunir informações em ambiente digital, a empresa pode analisar dados relacionados à gestão, às operações ou aos clientes.

Informatizar e digitalizar informações, arquivos e documentos permite à empresa identificar lacunas a serem corrigidas e oportunidades de negócio que podem ser aproveitadas. Atente, ainda, para a necessidade de comprar novos computadores e equipamentos, cujas versões mais atualizadas oferecem um desempenho superior.

4. Flexibilize a execução das tarefas

O trabalho remoto (home office) ou mesmo a carga horária diferenciada podem ter um impacto positivo sobre a produtividade dos seus colaboradores. O menor tempo e desgaste no deslocamento de casa para o trabalho, por exemplo, beneficia o desempenho profissional.

Um estudo Universidade de Stanford comprova essa tese. Com objetivo de verificar as vantagens do home office, os pesquisadores da universidade estudaram o caso de uma empresa chinesa de telemarketing que separou uma parte de sua equipe para desempenhar suas funções de casa durante quatro dias na semana. Os demais mantiveram a rotina tradicional.

Resultado: colaboradores que trabalharam remotamente tiveram uma produtividade 13% superior à dos demais funcionários. É claro que cada caso é um caso, mas esse é um aspecto a ser considerado.

Para colocar em prática esse tipo de medida é necessário adotar sistemas de comunicação remota e utilizar equipamentos adequados, como workstations, para a realização de tarefas via sistemas específicos e com capacidade de processamento compatível com as necessidades da empresa.

5. Reduza a quantidade de e-mails e reuniões

Cada vez mais empresas têm se preocupado com horas excessivas dedicadas a reuniões que, muitas vezes, não trazem resultado prático. Quanto mais frequentes e longos esses encontros, menor é a produtividade. Isso porque nem sempre estão claros os propósitos da reunião e a contribuição de cada um dos participantes. Aí fica difícil, mesmo que o efeito seja positivo.

O mesmo vale para e-mails que são disparados para um grande número de pessoas. Não raro, boa parte dos receptores dessas mensagens estão na lista sem que haja necessidade. E, assim, as caixas de e-mails vão lotando e ocupando um tempo que poderia ser melhor utilizado.

Por isso, fique atento: antes de realizar uma reunião, repasse o motivo do encontro aos participantes para que eles possam chegar já preparados para contribuir e otimizar o tempo. Reveja, também, a prática de envio dos e-mails. Será que todo mundo precisa mesmo receber todas as mensagens?

6. Capacite sua equipe

Equipe capacitada e bem treinada tem menos problema com retrabalho, executa as atividades de forma mais assertiva e gera melhores resultados. Investir na qualificação é fundamental para aumentar a produtividade. Mas, atenção: defina estratégias. Não adianta nada treinar por treinar, ou seja, comprometer horas de trabalho com capacitação que terá pouco efeito prático.

7. Utilize computação em nuvem

Serviços de hospedagem e gestão na nuvem geram retorno imediato. Como você viu, a digitalização e automação dos processos é muito importante para melhorar o desempenho das suas operações. Com um suporte de computação em nuvem isso fica ainda mais evidente.

Esse mecanismo permite integrar processos e informações. Além disso, torna possível acessar sistemas e analisar dados de qualquer lugar, viabilizando controles de gestão e, até mesmo, a prática de home office.

Então, agora que você já sabe como otimizar processos e aumentar a produtividade da sua empresa, que tal investir em tecnologia de ponta? Fale com nossos consultores e descubra como uma workstation personalizada pode atender às suas necessidades e impulsionar seus resultados.